Mehr Digitalisierung in der Verwaltung der Hochschulen

Die RWU Hochschule Ravensburg-Weingarten hat in Kooperation mit der Universität Ulm die Förderzusage für das Projekt „QualiCampus BW“ erhalten. Dahinter verbirgt sich ein Digitalisierungsprojekt, an dem insgesamt 49 Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg beteiligt sind. Ziel ist es, die Digitalisierung der Hochschuladministration voranzutreiben und damit die Effizienz in den Prozessen und letztlich auch die Attraktivität der Hochschulen zu steigern. Das Projekt wird vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg mit über zwei Millionen Euro gefördert und ist Teil des Dialogprozesses „Zukunftslabor Hochschulen in der digitalen Welt“.

Längst gehört die IT zur systemkritischen Infrastruktur nicht nur von Firmen, sondern auch von Behörden oder eben Hochschulen. Die vorhandenen Systemlandschaften sind jedoch oft über Jahrzehnte gewachsen und dementsprechend heterogen. Es ist also eine durchaus komplexe Aufgabe, die durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben, erst recht hochschul- oder gar länderübergreifend. An diesem Punkt setzt das Projekt QualiCampus BW an: Acht Prozessmanager*innen begleiten über Baden-Württemberg verteilt Führungskräfte und Mitarbeiter*innen von insgesamt 49 Universitäten und Hochschulen dabei, ihre Prozesse zu analysieren, zu optimieren und zu digitalisieren.

Effizienter, digitaler und attraktiver

„Durch die gezielte Qualifizierung von Führungskräften und Mitarbeitenden schafft QualiCampus BW die grundlegend erforderlichen Strukturen und Kompetenzen für den Ausbau des digitalen Qualitäts- und Prozessmanagements in den Hochschulverwaltungen“, sagt Wissenschaftsministerin Petra Olschowski. „Es macht die Hochschulen effizienter, digitaler und damit attraktiver.“

Das auf zwei Jahre angesetzte Vorhaben liegt federführend bei der RWU Hochschule Ravensburg-Weingarten und dort bei deren Kanzler Henning Rudewig. „Was das Projekt QualiCampus BW vor allem auszeichnet, ist die Größe der Zielgruppe mit rund 1.300 Teilnehmer*innen, die regionale Vernetzung unter den Hochschulen und die nachhaltige Verankerung in den einzelnen Institutionen“, so der Initiator Henning Rudewig.“

Mit der Leitung des Projektes ist Hennig Rudewig jedoch nicht alleine betraut. An der RWU wird für die Projektlaufzeit eine Stelle geschaffen. Ebenso an der Universität Ulm, die als Kooperationspartnerin ebenfalls eine Leitungsfunktion übernimmt.

Wandel, hin zu einer digitaleren Arbeitskultur

Anfang Februar wird es eine Auftaktveranstaltung mit allen beteiligten Hochschulen geben. Anschließend organisiert sich das Projekt in acht regionalen Clustern, die jeweils von erfahrenen Prozessmanager*innen betreut werden. Diese Struktur ermöglicht eine bedarfsgerechte und effiziente Umsetzung vor Ort. Führungskräfte aus zentralen Einheiten wie Personalwesen, Finanzabteilung, Fakultäten oder Instituten werden geschult und tragen anschließend ihr Wissen als Multiplikator*innen in die Hochschulen.

„Alle Hochschulen stehen vor der Herausforderung, ihre Dienste technologisch auf dem neuesten Stand zu halten. Ein durchdachtes, vorgelagertes Prozessmanagement kann hier helfen. Wir rechnen deshalb mit einer guten Resonanz auf unser Angebot", so der Kanzler der Universität Ulm, Dieter Kaufmann.

Letztlich gehe es auch um einen kulturellen Wandel, hin zu einer digitalen Arbeitskultur, zu agileren Konzepten, sagt Henning Rudewig. „Digitalisierung ist kein Selbstzweck“, so der RWU-Kanzler, „nur wenn Prozesse zuvor klar analysiert und optimiert werden, können digitale Lösungen echten Mehrwert bieten.“ An der RWU wird diese Prozessorientierung bereits seit einigen Jahren auch in der Hochschulverwaltung gelebt. So kam es, dass eine vergleichsweise kleine Hochschule für angewandte Wissenschaften die Leitung für ein solches landesweites Projekt übernimmt. „Wir haben schon Strukturen aufgebaut und Erfahrungen gesammelt, die wir weitergeben können“, sagt Henning Rudewig. Letztlich profitierten alle davon: Das Land, die Studierenden, die Lehrenden und Mitarbeitenden. Und ein modernes Arbeitsumfeld mache die Hochschulen auch als Arbeitgeber attraktiver.

Zum Dialogprozess „Zukunftslabor Hochschulen in der digitalen Welt“

Der Dialogprozess „Zukunftslabor Hochschulen in der digitalen Welt“ wurde 2021 im Koalitionsvertrag der Landesregierung vereinbart. Kernfrage war: Wie kann der digitale Wandel in Lehre, Forschung und Administration sowie in Querschnittsthemen an Hochschulen verankert, umgesetzt und auch nach der Pandemie vorangetrieben werden? Aus zahlreichen Anregungen entstand in Zusammenarbeit mit über 300 Hochschulakteuren aller Hochschularten ein konkretes Maßnahmenpaket. Es soll den digitalen Wandel in Lehre, Forschung und Administration ganzheitlich voranbringen und greift die drängendsten Digitalisierungsthemen der Hochschulen auf. Aktuell werden zwölf Maßnahmen umgesetzt und insgesamt mit rund 9,3 Millionen Euro vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg gefördert.

Text: Christoph Oldenkotte