Process Mining – eine Methode mit vielen Einsatzmöglichkeiten

Am 3. April fand an der Fakultät Technologie und Management ein Workshop zu dem Thema Process Mining statt. Dafür war unter anderem der RWU-Absolvent Andreas Werner zu Gast, der über seine Erfahrungen mit dieser Methodik berichtete. Er ist im Prozessmanagement beim Pharmadienstleister Vetter in Ravensburg tätig. Wir hatten ihn im Anschluss zu einem kurzen Gespräch zu Gast. 

Herr Werner, was haben Sie an der RWU studiert? Wie gut fanden Sie sich mit diesem Studium auf den Berufseinstieg vorbereitet?

Ich habe an der RWU BWL studiert, war mir aber nach dem Bachelor noch etwas unklar, in welche Richtung ich gehen will. Ich hatte einen Methodenkoffer in der Hand, wusste aber noch nicht, was ich daraus wirklich brauche. Damals hätte ich nicht gedacht, dass ich mal in einem SAP-Implementierungsteam arbeite. Weil ich das gut gemeistert habe, würde ich sagen, war die Vorbereitung gut. Wobei die Anwendung des Gelernten natürlich immer auch bei einem selbst liegt. 2018 habe ich dann noch einen berufsbegleitenden MBA an der RWU abgeschlossen.

Wie war es, als Dozent an die ehemalige Hochschule zurückzukehren und warum haben Sie sich dazu entschlossen?

Ich hatte schon mit dem Gedanken gespielt, wie es wohl wäre, hier an der Hochschule Vorträge zu halten. Es kam aber bisher nicht dazu. Es war schon ein komisches Gefühl, weil es fünf, sechs Jahre her ist, dass ich das letzte Mal in diesem Saal saß. Aber es hat Spaß gemacht. Ich fand schon als Student die Vorträge aus den Praxisbereichen extrem interessant. Das macht das Ganze einfach griffiger. Natürlich braucht man auch die Theorie, aber die wird doch relativ schnell trocken. Meiner Meinung nach bietet die relativ kleine Hochschule hier einen großen Mehrwert: Es sind kleine Gruppen und man ist immer nah dran an der Praxis.

Sie sind aktuell für die Firma Vetter tätig. Was ist dort Ihre Aufgabe?

Ich arbeite dort im Prozessmanagement. Ich habe mich davor viele Jahre mit der SAP-Implementierung und den damit zusammenhängenden Prozessen beschäftigt. Bei meinem vorherigen Arbeitgeber habe ich den Bereich Prozessmanagement mitaufgebaut und habe das Team später auch geleitet. Dort gab es die ersten Berührungspunkte mit Process Mining. Aufgrund meiner Erfahrungen in diesen beiden Methoden, Prozessmanagement und Process Mining, bin ich im vergangenen Jahr zu Vetter gekommen.

Was verbirgt sich hinter Process Mining?

Schon seit den 90ern gab es Überlegungen, das Zusammenspiel von Daten und Prozessen besser zu verknüpfen. Was wir heute Process Mining nennen, ist eine Methode, um sogenannte digitale Fußspuren aus den Systemen auszulesen. Diese verschiedenen Punkte können miteinander verknüpft und grafisch aufbereitet werden. Ich erhalte einen Gesamteinblick und sehe, wie der Prozess tatsächlich durch meine Systeme läuft. Die Rekonstruktion von Geschäftsprozessen auf Basis von digitalen Fußspuren ist natürlich viel konkreter, als die bloße Annahme über die Ist-Prozesse.

Welche Schlüsse ziehen Sie aus diesen Erkenntnissen?

Welche Schlüsse ich ziehe, hängt von meinen Zielen ab. Zunächst schafft dieses Vorgehen Transparenz. In einem nächsten Schritt kann es als Analysetool für Optimierungsprozesse genutzt werden. Dabei ist dann die Frage, was möchte ich mir konkret anschauen? In der Regel definiere ich KPIs, mit denen ich den vorliegenden Prozess steuere. Diese greife ich dann in den Analysen im Process Mining-Toolwieder auf und kann sehen, wie weit ich von meinen gesetzten Zielen weg bin. Im nächsten Schritt muss ich dann Optimierungspotenziale ableiten. Hier erkenne ich zum Beispiel Aktivitäten oder Schleifen, die ich eigentlich nicht benötige. Diese kann ich eliminieren und sehe die Auswirkungen direkt im Process Mining-Tool.

Wer ist für die Interpretation der Daten zuständig?

Die Dateninterpretation ist letztlich ein Zusammenspiel von unterschiedlichsten Akteuren. Wir setzen dabei auf ein Kernteam, welches sich aus Fachbereichsexperten, Controlling, IT und Prozessmanagement zusammensetzt. Inzwischen gibt es auf dem Markt auch unterschiedliche KI-Lösungen hierfür, die jedoch aufgrund der Unternehmensspezifika nicht immer zufriedenstellende Ergebnisse liefern. Daher setzten wir bei Vetter nach wie vor auf die Expertise von Kolleginnen und Kollegen.

Sind die Prozesse in einer Firma dieser Größe ohne so ein System noch handhabbar?

Ja, schon, aber ich glaube, man tut sich deutlich schwerer bei Analyse- oder Optimierungsinitiativen, weil ich ohne ein Process Mining-System von subjektiven Eindrücken der involvierten Personen abhängig bin. Mit Process Mining gibt es diesen Interpretationsspielraum nicht mehr. Das macht viele Diskussionen einfacher, ich kann aufzeigen, wie der Prozess tatsächlich abläuft, schwarz auf weiß. Die Objektivierung macht die Fälle unbestreitbar.